今日はそんなデータの保存方法をお伝えします。

元々は帳簿類の保存は紙で行うのが原則でしたが、スペースが必要になることやコストの問題から電子データの保存が可能になりました。その後、義務化要件が加わり紙での保存や印刷後にスキャンして保存する方法も認められなくなったため、自分にとっては影響がないと思っていた方々も対応に追われてきています。

個人への影響としては対応を怠ると青色申告として認められない可能性がでてくることです。また、法人への影響としてはデータの変更を社員が行った場合、隠蔽や改ざんとみなされる恐れもあるためデータの保存管理をしっかり行う必要があります。

 

さて、本題の保存方法についてですが以下の3パターンがあります。

・電子取引

・スキャナ保存

・電子帳簿等保存

 

これらは真実性と可視性の確保が必要です。

電子取引

電子取引は、メールやインターネット上での取引全般が対象です。

 

【真実性の確保】

・タイムスタンプを使用すること

・データの変更を行った際にその変更が分かるシステムを使用すること

【可視性の確保】

・電子計算機処理システムの概要書等を備え付けておくこと

・パソコン等ですぐに書類が確認できるようにしておくこと

・検索機能を確保しておくこと

 

スキャナ保存

領収書、請求書、契約書等、各税法で保存が義務付けられている書類は紙からスキャナで読み取った電子データの形式で保存することが可能です。

スキャナ保存は重要書類と一般書類の区分に分かれており、それぞれで守るべき要件が異なります。

 

【真実性の確保】

・決められた期間内に入力を行うこと（一般書類については適時）

・解像度が200dpi相当以上、カラー画像が24ビットカラー以上であること

（一般書類はグレースケールも可能）

・改ざんされていない原本書類であることを証明しなければならないため、タイムスタンプか電子帳簿保存法に対応しているシステムを使用すること

・重要書類は読み取った際の解像度や階調、大きさに関する情報を保存しておくこと

 

【可視性の確保】

・書類の内容が確認できるディスプレイを設置し、その説明書を備え付けておくこと

・検索機能を確保しておくこと

 

電子帳簿等保存

電子的に作成された帳簿や書類を電子データのまま保存します。

【真実性の確保】

・記録の変更を行う際は変更点がわかるソフトを使用すること

・処理期間を経過後に入力する場合はそのことを確認できるシステムを導入すること

・帳簿に関連する他の文書が存在する場合、それらの関連性が分かるように記録を残すこと

 

【可視性の確保】

・データをパソコン等ですぐ表示できるようにしておくこと

・検索機能を確保しておくこと